Vlastní záznamy o provedení testů u zaměstnanců mohou obsahovat pouze základní identifikační údaje zaměstnance (jméno, příjmení, číslo pojištěnce), údaje o zdravotní pojišťovně zaměstnance, údaje o přesném čase provedení testu a výsledek testu na nákazu COVID-19. Stejné omezení rozsahu pouze na nezbytné osobní údaje platí i pro případné dokumenty prokazující výjimku z povinného testování daného zaměstnance (identifikační údaje zaměstnance, důvod výjimky z testování).
Doba uchování evidence provedených testů zaměstnanců nebyla v tomto opatření stanovena. Lze dovodit, že zaměstnavatelé mají povinnost vést evidenci provedených testů zaměstnanců nejméně do zrušení mimořádného opatření k provádění povinného testování zaměstnanců a k nezbytné kontrole zpracování plateb a nároků, které mohou v důsledku testování vzniknout.
Zaměstnavatelé musejí zároveň zajistit, aby osobní údaje byly zpracovávány s co nejvyšší ochranou soukromí, tedy aby standardně nebyly zpřístupněny neomezenému počtu osob. Samotná evidence provedených testů zaměstnanců musí být náležitě zabezpečena a přístup k ní by měly mít pouze osoby pověřené plněním úkolů k dodržování mimořádného opatření. Každý ze zaměstnavatelů musí přihlédnout ke svým organizačním a technickým dispozicím, aby evidenci provedených testů řádně zabezpečil před možnou ztrátou nebo zpřístupněním neoprávněným osobám (například řízení přístupu do vyčleněných prostor, řízení přístupu k datům, určení osob zpracovávajících osobní údaje, poučení osob zpracovávající osobní údaje o práci s daty).
Upozornit je třeba i na povinnost poskytnout zaměstnancům, v rámci informace o druhu a povaze testů a o zvoleném způsobu testování, také konkrétní informace o zpracování osobních údajů za účelem testování, mimo jiné o právním základu tohoto zpracování, případném předání údajů orgánům ochrany veřejného zdraví jako příjemcům a době uložení údajů. Záznamy o zpracování osobních údajů zaměstnanců za účelem testování jsou vedeny jako součásti záznamů o činnostech zpracování podle článku 30 obecného nařízení.
